Petit manuel d'utilisation de Roundcube Webmail

La poste électronique ne doit pas être utilisée pour archiver des documents, c'est la raison pour laquelle le Cloud de COOPI a été crée.
Si vous n'avez pas accès au Cloud, vous devez demander l'autorisation au Chef de Mission ou au Coordinateur Régional.

En fermant l'adresse électronique, tous les messages et leurs pièces jointes seront perdus.

Veuillez vous référer aux procédures suivantes pour plus d'informations:
Procédure 8- "Gestion comptable et administrative dans les sièges à l'étranger"
Procédure 6- "Gestion des projets"
Procédure 12- "Achats"

Introduction

COOPI a adopté un nouveau système de courrier électronique et, par conséquent, un nouveau web mail: RoundCube Webmail. Ce web mail a toutes les fonctionnalités d'un client de boîte électronique, y inclus le support aux pièces jointes, le répertoire, la gestion des dossiers et des filtres, la recherche des messages, la vérification orthographique et bien d'autres outils.

Enregistrement et écran d'accueil

On peut effectuer l'accès au courrier électronique personnel en insérant, sur l'écran de login (Image 1), l'adresse email complet dans le domaine " nom de l'utilisateur " et le mot de passe. Il est à signaler la possibilité de choisir la langue d'utilisation souhaitée.

Après avoir effectué le login, le système accède directement à l'écran principal du web mail (Image 2), d'o6ugrave; on peut gérer toute activité : écriture, lecture, déplacement, copie des messages, etc.

L'image montre en particulier comment les éléments suivants paraissent avec RoundCube Webmail:

1. Liste des Dossiers; liste des dossiers personnels.
2. Touches pour la gestion du courriel.
3. Touches pour accéder au Répertoire et aux Paramètres personnels.
4. Vos emails.

Paramètres de base

A partir de l'écran principal, précédemment mentionné, (Image 2), il est possible de personnaliser différents aspects de sa propre boîte email, à travers les "Paramètres" ; nous allons voir les principaux ci-de-suite.

1. Choisir la langue

Pour choisir la langue de l'interface de RoundCube (Image 3):

1. cliquez "Paramètres";
2. ciquez sur la fiche "Préférences";
3. déplacez vous sur "Section" et cliquez "Interface utilisateur";
4. la première entre les "Options principales" est justement la langue.

Après avoir choisi les paramètres de personnalisation, cliquez la touche "Enregistrer" pour actualiser le web mail avec les nouveaux paramètres de langue.

2. Créer identité et signature

On peut créer ce paramètre (Image 4) à travers le processus suivant:

1. cliquez "Paramètres";
2. cliquez "Identités";
3. sélectionnez l'identité (correspondant à la boîte email);
4. remplissez les domaines disponibles sur la droite, y compris la signature.

Après cela, cliquez la touche "Enregistrer", pour confirmer les modifications.

3. Modifier le mot de passe

Pour modifier le mot de passe (Image 5), de la fiche principale des "Paramètres":

1. cliquez "mot de passe";
2. tapez le mot de passe actuel, le nouveau mot de passe et confirmez ce dernier dans les domaines correspondants.

Le mot de passe doit respecter les règles suivantes:

• minimum 8 (huit) caractères alphanumériques;
• au moins un chiffre et un signe de ponctuation (par exemple $&#%;+-).

Si le mot de passe inséré ne respecte pas ces règles, le système va signaler une erreur.
Cliquez "Enregistrer" pour confirmer les modifications.

4. Créer le message de réponse automatique d'absence prolongée

Le message automatique d'absence longue est géré par l'onglet "Avis d'absence"

1. Tout d'abord, sélectionnez l'onglet «Avis d'absence»;
2. définissez le sujet du message. Si laissé vide, l'objet d'origine est utilisé;
3. définir le texte du message;
4. définir la date de début et de fin: le message agira uniquement pendant la plage de dates définie;
5. définissez le statut sur Actif;
6. cliquez sur «Enregistrer»;

Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, le filtre deviendra immédiatement actif mais n'agira que dans la plage de dates établie, si elle a été définie; sinon il agira toujours. Dans ce dernier cas il faudra penser à désactiver le filtre lorsqu’il n’est plus nécessaire.